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Attività
Per corsi su commessa, si intendono le attività formative progettate e realizzate per rispondere alle richieste ed ai fabbisogni rilevati dal cliente nel rispetto degli obiettivi didattici concordati.
Il processo relativo segue la procedura operativa PO 04/01 "Processo di elaborazione dell'offerta formativa" inserita nel nostro manuale della qualità. In particolare la procedura prevede:
Acquisizione richieste d’offerta
Le richieste per corsi a commessa possono pervenire al Centro attraverso telefonate, fax o personalmente da parte del cliente.
La segreteria didattica,formalizza le richieste sul Modulo.017 “Registrazione richieste per corsi a commessa” e consegna lo stesso al direttore generale.
Verifica di fattibilità della richiesta
A seconda della richiesta pervenuta il direttore generale, può designare un responsabile del settore interessato e/o competenze esterne che procede alla verifica di fattibilità allo scopo di assicurare la capacità del Centro di soddisfare la richiesta del cliente.
La verifica di fattibilità deve basarsi su:
Qualora si rendessero necessari ulteriori chiarimenti, il responsabile designato, deve contattare il cliente prima dell'emissione dell'offerta.
Il responsabile designato, compila il Modulo.018 “Griglia di fattibilità per corsi su commessa”, che viene successivamente archiviato a cura della segreteria didattica.
Se l’esito della verifica di fattibilità è negativo, su indicazione del direttore generale, la segreteria didattica, invia al cliente il MOD 023 “Comunicazione di non fattibilità per corsi su commessa”.
Emissione e comunicazione dell’offerta
Se l’esito della verifica di fattibilità è positivo, a fronte delle indicazioni del direttore generale, il responsabile designato e la segreteria amministrativa, devono preparare l’offerta che deve contenere rispettivamente:
L’offerta preparata deve essere approvata dal direttore generale e viene comunicata a mezzo fax o per posta al cliente.
Successivamente, se il cliente chiede approfondimenti circa l’offerta ricevuta, il direttore generale e/o il responsabile designato, si mettono in contatto per eventuali chiarimenti.
Se l’offerta non viene accettata, la segreteria didattica , provvede ad archiviarla.
Acquisizione e conferma d’ordine
Al ricevimento dell’ordine da parte del cliente la segreteria didattica provvede a protocollarlo.
Il responsabile designato confronta l’ordine con l’offerta al fine di verificare se esistono degli scostamenti.
Se non esistono scostamenti si procede all’emissione ed invio della conferma d'ordine che consiste nell'apporre il timbro del Centro e la firma del direttore generale sull'ordine stesso.
In caso contrario il direttore generale e/o il responsabile designato, devono contattare il cliente per chiarire tali scostamenti che devono essere gestiti secondo le fase successivamente indicate
Gestione delle modifiche d'ordine
Possono rendersi necessarie una o più modifiche all'ordine dovute a:
In entrambi i casi si provvede a comunicare a tutte le funzioni interessate i cambiamenti sopraggiunti e a congelare l'ordine fino alla sua completa risoluzione.
Viene valutata la fattibilità della modifica richiesta in base allo stato di avanzamento della commessa da parte del direttore generale e dal responsabile designato, che può portare a delle variazioni d’ordine.
Raggiunta la soluzione concordata con le funzioni interessate viene inviata al cliente una comunicazione scritta attraverso il modulo.024 “Modifica d’ordine per corsi su commessa”.
Documento allegato:
Modulo.017 Registrazione richieste per corsi a commessa
Per informazioni
Chiama il numero 031 509880, attivo dalle ore 8.00 alle ore 16.00, dal lunedì al venerdì.
E-Mail
Se vuoi chiarimenti o informazioni specifiche sui cosi a commessa scrivi a: losito.carlo@esip.it